Polityka prywatności
Kto odpowiada za Twoje dane
Administratorem danych jest EDSN Ltd, spółka zarejestrowana w Anglii i Walii pod numerem 14709199, do której należy marka Ex Archivis. W sprawach swoich danych piszesz na adres info@exarchivis.com.
Jakie dane zbieramy
- Z formularza i z poczty: imię, adres e-mail i to, co napiszesz o swojej rodzinie. Z połączenia zapisujemy tylko kraj, bez adresu IP.
- Przy zamówieniu: informacje o przodkach i krewnych oraz zdjęcia i dokumenty rodzinne, które nam przekażesz.
- Przy odpisie z polskiego urzędu stanu cywilnego: pełnomocnictwo z Twoimi danymi i sam odpis, który może dotyczyć osoby żyjącej.
- Przy płatności: imię i nazwisko, adres e-mail, kwotę, walutę i datę. Numeru karty nie widzimy, obsługuje go Stripe.
- W mediach społecznościowych: publiczną nazwę konta i treść komentarza pod naszymi filmami i postami.
- Na stronie: zbiorcze liczby odwiedzin z Cloudflare Web Analytics, bez ciasteczek i bez śledzenia pojedynczych osób.
Po co ich używamy
- Żeby odpowiedzieć na wiadomość i przygotować ocenę wstępną. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes.
- Żeby wykonać zamówienie: badania, planszę, kronikę, audiobook albo odpis. Podstawą jest umowa.
- Żeby prowadzić księgowość i rozliczać podatki. Podstawą jest obowiązek prawny.
- Żeby odpowiadać na komentarze i chronić stronę przed spamem. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes.
Nie wysyłamy newslettera, nie sprzedajemy danych i nie używamy ich do reklam.
Zmarli przodkowie i żyjący krewni
Przepisy o ochronie danych chronią osoby żyjące, więc akty i informacje o zmarłych przodkach nie są nimi objęte. Dane żyjących krewnych, które nam podasz, służą tylko do Twojego zamówienia. Danych osób żyjących nie publikujemy bez ich zgody.
Komu przekazujemy dane
Twoje dane widzimy my, a przy odpisie z urzędu także nasz pełnomocnik w Polsce, który składa wniosek. Urząd stanu cywilnego dostaje wniosek z danymi z pełnomocnictwa. Część pracy wykonują dla nas dostawcy usług, którzy przetwarzają dane tylko na nasze polecenie:
- poczta i przechowywanie plików (Google),
- strona, formularz i ochrona przed spamem (Cloudflare),
- płatności (Stripe, Wise),
- księgowość (Pandle i nasze biuro rachunkowe w Wielkiej Brytanii),
- narzędzia do opracowania tekstów i nagrań,
- publikacja i obsługa komentarzy w mediach społecznościowych (Zernio oraz same platformy).
Pełną listę dostawców podamy na Twoją prośbę.
Przekazywanie danych poza Wielką Brytanię
Część dostawców przechowuje dane w Unii Europejskiej albo w Stanach Zjednoczonych. Takie przekazanie opiera się na uznaniu odpowiedniego poziomu ochrony albo na standardowych klauzulach umownych, które ci dostawcy stosują.
Jak długo trzymamy dane
- Zgłoszenie z formularza na serwerze pośredniczącym: najwyżej 14 dni, potem zostaje tylko w naszej skrzynce pocztowej.
- Korespondencja, po której nie było zamówienia: 12 miesięcy od ostatniej wiadomości.
- Materiały zamówienia, czyli dane rodziny, pliki i korespondencja: do 6 lat od ostatniego zamówienia, żeby móc zrobić aktualizację i odpowiedzieć na reklamację. Na Twoją prośbę usuniemy je wcześniej.
- Kopie odpisów i pełnomocnictw: 3 miesiące od oddania odpisu.
- Dokumenty księgowe: 6 lat, bo tyle wymaga brytyjskie prawo podatkowe.
- Lista komentarzy z mediów społecznościowych: 12 miesięcy.
- Prywatna strona Twojej rodziny: dopóki chcesz ją mieć w sieci.
Twoje prawa
Możesz poprosić o dostęp do swoich danych, ich poprawienie albo usunięcie, ograniczenie przetwarzania i przeniesienie danych. Możesz też sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Odpowiadamy w ciągu miesiąca.
Skargę możesz złożyć do brytyjskiego urzędu ochrony danych (ICO, ico.org.uk). Jeśli mieszkasz w Unii Europejskiej, także do urzędu w swoim kraju, w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Jak chronimy dane
Konta, w których przechowujemy dane, mają weryfikację dwuetapową. Strona i formularz działają tylko przez szyfrowane połączenie. Dostęp do materiałów mamy tylko my, a do odpisu także nasz pełnomocnik. Danych karty płatniczej nie przechowujemy, bo nigdy do nas nie trafiają.
Ciasteczka
Nasza strona nie używa ciasteczek. Strona płatności Stripe i weryfikacja Cloudflare Turnstile przy formularzu mogą używać własnych, potrzebnych do bezpieczeństwa i płatności.
Zmiany
Ta wersja obowiązuje od 23 października 2026 r. O ważnych zmianach napiszemy na tej stronie.
Dane spółki
Adres siedziby i pozostałe dane EDSN Ltd podajemy na stronie informacji prawnych.